Het vaartijdenboek is een verplicht document voor elk binnenschip of ander vaartuig, met uitzondering van veerponten en veerboten, dat bedrijfsmatig en zelfstandig op het binnenwater van Nederland of België vaart. In het vaartijdenboek moeten onder andere de vaar- en rusttijden, het aantal bemanningsleden en hun functie worden genoteerd. Hiervoor is de gezagvoerder verantwoordelijk. Bij het vaartijdenboek hoort een verklaring van afgifte vaartijdenboek.
Het gebruik van het boek is ingesteld om oververmoeidheid en concentratiegebrek van de bemanning tegen te gaan en is daarmee een sociale regeling voor de Rijn- en binnenvaart. Het dient ervoor de arbeidsbescherming aan boord van de schepen en de veiligheid van de vaart zo veel mogelijk te waarborgen. Daarom zijn er wettelijk eisen gesteld aan het aantal uren dat bemanningsleden maximaal mogen werken en minimaal moeten rusten. Deze zijn afhankelijk van de exploitatiewijze van het schip. In een aantal gevallen is een tachograafvoorgeschreven als ondersteuning, maar in beperktere mate dan de Rijtijdenwet 1936. Ook de samenstelling van de bemanning wordt hierin geregeld.
Met het vaartijdenboek kunnen de dienstboekjes worden gecontroleerd. Een dienstboekje is een op naam gesteld document voor bemanningsleden van een professioneel varend binnenschip. Buiten de gezagvoerder moet elk lid van de bemanning van zowel een Nederlands als tegenwoordig ook een Belgisch binnenschip in het bezit zijn van een op naam gesteld dienstboekje. De verplichting ging voor bemanningsleden van Belgische binnenschepen in per 1 juli 2008. Het dienstboekje dient voor personen die een patent of vaarbewijswillen verkrijgen ook voor het aantonen van vaartijd en scheepsreizen op de Rijn en op andere vaarwegen.
Naast een aanvraagformulier is één van de volgende documenten nodig:
Voor schepen met een certificaat van onderzoek schepen op de Rijn geldt dat het eerste vaartijdenboek en de verklaring van afgifte moeten worden aangevraagd bij de Commissie van Deskundigen voor de Rijnvaart die het certificaat van onderzoek aan het schip heeft uitgereikt. Het volgende vaartijdenboek kan door de nationale instanties worden verstrekt. Zij mogen echter alleen tegen overlegging van het voorgaande vaartijdenboek worden afgegeven. Het voorgaande vaartijdenboek moet van de onuitwisbare aantekening “ongeldig” worden voorzien en dient aan de schipper te worden teruggegeven. Bij een nieuw vervolg vaartijdenboek moet het oude volle en ongeldig verklaarde vaartijdenboek gedurende zes maanden na de laatste aantekening ter controle aan boord worden bewaard.
Een verklaring van afgifte vaartijdenboek is een registratiekaart die hoort bij het vaartijdenboek. Als het boek vol is, kan er een nieuw worden aangevraagd, dat wordt voorzien van een vervolgnummer. Op deze registratiekaart staat hoeveel vaartijdenboeken er in de afgelopen jaren voor het schip zijn afgegeven.
Een vaartijdenboek omvat 200 bladzijden, genummerd van 1 tot en met 200. De aantekeningen in dit boek dienen met inkt en duidelijk leesbaar (bijvoorbeeld in drukletters) te worden aangebracht. Naam van het schip: …… Officieel scheepsnummer: ……
De aantekeningen die de schipper in dit vaartijdenboek moet aanbrengen dienen te voldoen aan het Reglement onderzoek schepen op de Rijn. Daaraan wordt geacht te zijn voldaan, wanneer de aantekeningen het tijdvak van 48 uur bestrijken dat onmiddellijk voorafgaat aan het binnenvaren van het toepassingsgebied van het Reglement onderzoek schepen op de Rijn.
De functies van de bemanningsleden kunnen als volgt worden aangeduid:
Op iedere bladzijde dient het volgende te worden aangetekend:
Overtreding van de bemanningsvoorschriften van het Reglement onderzoek schepen op de Rijn is strafbaar. Hetzelfde geldt voor het niet bijhouden, dan wel het niet volgens de voorschriften bijhouden van het vaartijdenboek. In het boek wordt deze notitie gevolgd door de van kracht zijnde tekst van hoofdstuk 23 van het Reglement onderzoek schepen op de Rijn in de drie talen.